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Organizar un evento suele parecer que gira principalmente en torno a la música, los foodtrucks, los asistentes y el ambiente. Pero cualquiera que haya organizado alguna vez un festival, una feria o un evento corporativo sabe que, entre bastidores, todo depende de los suministros adecuados. Sin los materiales correctos, el montaje se retrasa, surgen problemas de seguridad o el recinto simplemente se vuelve difícil de gestionar.
Por eso, para organizadores de eventos, equipos de producción y responsables del recinto, los buenos materiales para eventos no son un detalle secundario, sino una parte esencial de una producción exitosa. Desde delimitar zonas hasta agrupar cables y gestionar los residuos de forma eficiente, las herramientas adecuadas marcan la diferencia entre el caos y el control.
En este artículo analizamos los suministros para eventos más importantes que se utilizan en prácticamente cualquier evento y ofrecemos consejos prácticos para que tu organización funcione sin contratiempos.
Aunque cada evento es distinto, hay una serie de materiales que se repiten en prácticamente todas las producciones.
Las bridas para cables, también llamadas tyraps, son probablemente la herramienta más utilizada durante el montaje de un evento.
Se emplean para:
La gran ventaja de las bridas es su rapidez y su fiabilidad. En cuestión de segundos deja el material bien sujeto, sin necesidad de herramientas.
Consejo para los equipos de evento: tenga siempre varias medidas de bridas a mano. Los haces de cable grandes o las estructuras suelen requerir versiones más largas y más resistentes.
No es casualidad que la cinta americana tenga un estatus propio en el mundo de los eventos.
Durante el montaje y la producción, la cinta americana se utiliza para:
Como la cinta americana se adhiere con fuerza y sigue siendo flexible, se puede aplicar en un sinfín de situaciones. Muchos equipos de producción llevan varios rollos de serie.
En eventos concurridos es importante separar las zonas con claridad mediante cinta de barrera.
Piense en:
Aquí entra en juego la cinta de barrera. Con colores llamativos o textos de advertencia deja claro de un vistazo por dónde pueden y por dónde no pueden pasar los visitantes.
Un evento grande genera a menudo una cantidad de residuos sorprendente. Piense en:
Por eso unas bolsas de basura resistentes son imprescindibles para mantener el recinto en orden.
Muchas organizaciones optan por bolsas extrarresistentes porque aguantan mejor los materiales cortantes o los residuos pesados. Situando los puntos de recogida de forma estratégica por el recinto, el equipo trabaja más rápido y con mayor eficiencia.
Durante el montaje de un evento se transporta, se almacena y se protege mucho material. Ahí el film desempeña un papel importante.
El film se utiliza, entre otras cosas, para:
Para los equipos de logística, el film estirable suele ser un recurso indispensable para llevar el material a la ubicación en buenas condiciones.
Los eventos son complejos desde el punto de vista logístico. Piense en:
Según datos del sector de los eventos, en los festivales de tamaño medio colaboran a menudo decenas de proveedores y cientos de personas de equipo para levantar el evento. En un entorno así, el control y la organización son cruciales.
Por eso los organizadores profesionales invierten siempre en materiales de eventos fiables como cinta adhesiva, bridas, film y cinta de barrera. Estos materiales ayudan a:
Kortpack lleva años suministrando materiales prácticos de embalaje y fijación que también se utilizan ampliamente en el sector de los eventos.
Las organizaciones profesionales de eventos saben que la preparación lo es todo.
Elabore de antemano una lista de comprobación con todo el material de eventos que va a necesitar. Piense en:
Así evita que los equipos tengan que buscar material que falta en pleno montaje.
Durante los eventos el material se consume más rápido de lo previsto. Las bridas, la cinta y las bolsas de basura suelen gastarse en grandes cantidades.
Una reserva adicional evita retrasos durante el montaje y la producción.
Muchos eventos trabajan con estaciones de material repartidas por el recinto. Allí el equipo puede recoger material rápidamente sin tener que ir hasta el almacén central.
Esto ahorra tiempo y aumenta la eficiencia del equipo.
Un evento de éxito no consiste solo en entretenimiento y visitantes. Detrás de las bambalinas, una logística bien organizada es lo que hace que todo salga sobre ruedas.
Para las organizaciones B2B del sector de los eventos es inteligente, por tanto, invertir de antemano en materiales fiables. Así se asegura de que durante el evento el foco pueda estar en lo que de verdad cuenta: una gran experiencia para los visitantes.